Palveluyrityksissä palkkakulut ja henkilösivukulut ovat kannattavuuden kannalta keskeisessä roolissa. Työvuoroja suunnitellessaan esimies tekee siten merkittäviä kustannuspäätöksiä. Tämän vuoksi ei ole lainkaan yhdentekevää, miten suunnittelua tehdään.
Työtuntien ja tulojen pitäisi olla oikeassa suhteessa toisiinsa. Liian suuret palkkakustannukset kertovat työn tehottomuudesta, liian pienet näkyvät puolestaan heikentyneenä asiakaspalveluna. Työvuorot kannattaisikin kohdistaa asiakaskäyntien tai myynnin määrien mukaan.
Tehokkaassa työvuorosuunnittelussa numerot ohjaavat suunnittelua, jolloin henkilökunnan tarve on laskettavissa jokaiselle päivälle ja aukiolotunnille. Henkilöstöresurssien ja asiakasvirtojen kohdistaminen oikein onkin kustannustehokkuuden kannalta keskeistä.
Ajanmukaisen ohjelmiston avulla suunnittelu tapahtuu helposti, ja mikä parasta, kannattavuutta voidaan tarkastella jo työvuorojen suunnitteluvaiheessa.
– Mepco Maraplan -ohjelmistomme avulla voi mitata tehokkuutta valitsemallaan tunnusluvulla, esimerkiksi myynti/työtunti, palvelutapahtumia/työtunti tai minuuttia/palvelutapahtuma. Kun suunnittelija osaa arvioida, kuinka paljon myyntiä tai asiakaskäyntejä päivän aikana on, määrän voi helposti muuntaa tunnusluvun avulla tavoitetyötunneiksi, Henna Lindroos Accountorilta valottaa.
Suunnittelun pohjana voidaan käyttää myös edellisen vuoden myyntejä tai asiakaskäyntien määriä. Toteutuneita lukuja saadaan esimerkiksi kassajärjestelmistä päivittäin, jopa aukiolotunneittain. Kun tuntitarve on selvitetty, työvuorot ovat suunniteltavissa sen mukaisesti.
– Työvuorojen suunnittelussa kannattaa käyttää joustavuutta vuorojen pituuksissa ja porrastuksissa, osa-aikaisten työn tekijöiden hyödyntämisessä sekä erilaisten tehtävien oppimisessa ja tekemisessä. Ohjelmiston avulla työvuorojen suunnittelu sujuu jouhevasti työehtosopimusten ja lakien mukaisesti, hän huomauttaa.
Kaiken keskiössä on asiakas
Kun asiakkaat ovat tyytyväisiä palveluun, he kertovat siitä myös mielellään eteenpäin. Jokainen meistä voi helposti päätellä vaikkapa ruokakaupan tai kahvilan kassajonosta onko työvuorojen suunnittelussa onnistuttu vai ei.
Palvelualojen työvuorosuunnittelussa henkilöresurssit ja asiakasvirrat kannattaakin kohdistaa oikein. On hyvä kysyä itseltään, millaisen arvosanan asiakkaat antaisivat yrityksenne palvelusta asteikolla 1–5.
Palvelutaso on hyvä silloin, kun se vastaa asiakkaan odotuksia tai ylittää ne. Huono palvelukokemus voi pahimmillaan johtaa asiakassuhteen päättymiseen. Palvelun laadun pitäisi olla myös niin tasaista, ettei pettymyksiä pääse syntymään.
Yrityksessä on muitakin kuin asiakaspalveluun liittyviä tehtäviä. Jotkin niistä ovat aikataulutettuja, eli työt on suoritettava tiettyyn aikaan. On myös varastoituvia tehtäviä, jotka voidaan taas hoitaa vuorokauden hiljaisempina hetkinä. Sekä aikataulutetut että varastoituvat tehtävät on kuitenkin sovitettava kokonaisuuteen siten, ettei yrityksen tärkein tehtävä eli asiakasvirtojen hoitaminen kärsi.
– Onneksi kannattavuus ja hyvä asiakaspalvelu voivat toteutua yhtä aikaa. Kun työvuorot suunnitellaan asiakasvirtojen mukaan, työntekijöitä on aina paikalla oikea määrä. Tämä optimoi asiakaspalvelun laadun, kustannustehokkuuden ja kannattavuuden, Lindroos toteaa.
Kokonaisen työpäivän uurastus vaihtui 15 minuuttiin
Perinteisellä tavalla tehtynä työvuorosuunnittelu on aikaa vievää puuhaa, etenkin kun muutoksia tulee aina. Suunnittelua tekevän esimiehen aika voikin olla kortilla. Älykkään ohjelmiston avulla yrityksen henkilöresurssit voidaan kuitenkin kohdistaa tehokkaammin ja huomattavasti lyhyemmässä ajassa.
Ohjelma taipuu mitä erilaisimpien yritysten tarpeisiin. Skaalautuvuutensa ansiosta se palvelee laidasta laitaan aina muutaman työntekijän grillikioskeista lounasravintoloihin ja mittaviin toimijoihin asti. Toiminnot on rakennettu helppokäyttöisiksi ja asiakaslähtöisiksi. Mepco Maraplanin avulla esimerkiksi kesäravintolan työvuorosuunnittelu on jouhevaa, sillä ohjelmasta näkee heti, miten viime kesä meni. Tukena voidaan käyttää myös tehotuntilaskuria, joka näyttää toteutuneen myynnin ja auttaa siten jatkon suunnittelussa.
Mepco Maraplan helpottaa työajan seurantaa ja auttaa tasoitusjaksojen laatimisessa, kun tuntikertymää pystytään seuraamaan hiljalleen. Erilaiset mukana seuraavat laskurit auttavat näkemään jo suunnitteluvaiheessa työvuorolistan hinnan, eli paljonko palkkakustannuksiin kuluu määrätyllä kokoonpanolla rahaa. Yrittäjä näkee esimerkiksi mille päiville kannattaa varata lisäresursseja, ja milloin taas haluaa ehkä mieluummin tulla itse töihin.
Työvuorojen ohella ohjelma koostaa palkka-aineiston, jossa on valmiiksi mukana pyhälisät ynnä muut huomioitavat tekijät. Aineiston siirtäminen palkanlaskijalle sujuu parilla klikkauksella.
– Moni asiakas onkin kiitellyt, että tässä kohden kokonaisen työpäivän uurastus vaihtuu 15 minuutin työpanokseen, Lindroos toteaa tyytyväisenä.
Helpottaa työntekijöiden arkea
Toimintoja löytyy monipuolisesti – myös vaativiin tarpeisiin. Esimerkiksi useita toimipisteitä ja työvuorolistoja voidaan lisätä tarpeen mukaan, samoin kuin kustannuspaikkajaotteluja, esimerkiksi silloin kun työntekijät liikkuvat eri toimipaikkojen välillä. Töihin kutsu toiminnon avulla voidaan lähettää työntekijöille viestiä avoimista työvuoroista.
Jokainen työntekijä saa omat tunnukset ja pystyy vaivatta seuraamaan omasta älypuhelimestaan työvuorolistoja sekä esittämään toiveita.
– Tästä saatu palaute on ollut positiivista, sillä toiminto säästää merkittävästi esimiehen aikaa ja vaivaa, kun ei enää tarvitse erikseen kaivella puhelimesta WhatsApp-viestejä. Myös virhemarginaali pienenee huomattavasti. Siinä missä aiemmin on pahimmillaan mennyt kokonainen lista uusiksi yhden työvuoron muuttuessa, muokkaus käy älytoiminnon ansiosta nyt huomattavasti helpommin, Henna Lindroos huomauttaa.
– Työntekijöiltä saatu palaute on ollut kiittävää, mikä on tänä päivänä ravintola-alan yrityksille ensiarvoisen tärkeää työvoiman sitouttamiseksi. Monesti juuri työntekijät suosittelevatkin järjestelmäämme eteenpäin uuteen työpaikkaan saapuessaan, hän toteaa lopuksi.
Haluatko lisätietoa tehokkaasta työvuorosuunnittelusta?
Tilaa demo: www.mepco.fi/maraplan